Privacybeleid

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt op 23 mei 2026

Dit privacybeleid geldt voor de mobiele app S-TAX Auto-Taxaties en het klantportaal op s-tax.nl/app. Het beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor wij ze verwerken en welke rechten u heeft.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

S-TAX Auto-Taxaties is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerkingen.

2. Welke gegevens verwerken wij

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn om uw taxatie-opdracht uit te voeren en u toegang te geven tot uw rapport(en).

Contactgegevens

• Naam (voor- en achternaam of bedrijfsnaam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel, voor WhatsApp-bezorging van de rapport-link)
• Indien van toepassing: vergunninghouder-nummer of klantlabel

Voertuig- en taxatiegegevens

• Chassisnummer (VIN), kenteken, type voertuig, bouwjaar en kilometerstand
• Schade- of staatfoto’s, taxatie-onderbouwing en het PDF-rapport zelf
• Dossier-nummer, opdrachtdatum en bedrag

Gebruiks- en betaalgegevens

• Inlog-events (datum, tijdstip, IP-adres, user-agent) ten behoeve van beveiliging en misbruikdetectie
• Indien u betaalt via Mollie: transactie-ID, betaalstatus en bedrag (geen IBAN of kaartnummers worden door ons opgeslagen)

3. Doeleinden en grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst — om uw taxatie of expertise op te stellen, het rapport beschikbaar te stellen via app en portaal, en u te informeren over de beschikbaarheid en status.
• Wettelijke verplichting — voor de fiscale bewaarplicht van facturen en boekhouding (7 jaar) en voor onderbouwing richting de Belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang — voor het beveiligen van uw account (bv. magic-link logs), het voorkomen van misbruik en voor service-verbeteringen op basis van geanonimiseerde statistieken.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

• Actieve toegang — uw rapport is via app en portaal bereikbaar tot ten minste 90 dagen na oplevering.
• Archief — rapporten en bijbehorende gegevens worden tot 5 jaar bewaard, zodat u (of de Belastingdienst) een eerder rapport kunt opvragen.
• Fiscale documenten — facturen worden 7 jaar bewaard conform de fiscale bewaarplicht.
• Inlog-logs — magic-link aanvragen en sessie-logs worden maximaal 12 maanden bewaard.

5. Met wie delen wij uw gegevens

• Uzelf — uitsluitend ingelogde of via uw token-link bereikbare klant.
• Onze hostingpartner — TransIP B.V. (gevestigd in Nederland), voor opslag en e-mailverzending.
• Backblaze B2 — voor archivering van oudere rapporten op een gespiegelde back-up (EU/US-locatie).
• Mollie B.V. — wanneer u via Mollie betaalt; uitsluitend bedrag, status en uw e-mailadres worden gedeeld.
• Reeleezee — voor verwerking van facturen in onze boekhouding.
• Belastingdienst — wij delen geen rapporten zelf, maar u kunt het rapport gebruiken in uw eigen procedure.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor profiling of geautomatiseerde besluitvorming.

6. Beveiliging

• Verkeer naar app en portaal verloopt uitsluitend via versleutelde HTTPS-verbindingen.
• PDF-rapporten worden opgeslagen buiten de webroot en zijn alleen bereikbaar via tokens of een ingelogde sessie.
• Login vindt plaats via wachtwoordloze magic-links (15 minuten geldig, eenmalig bruikbaar).
• Toegang door medewerkers vereist een persoonlijk admin-account met logging.

7. Uw rechten

U heeft het recht op:

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn om de gegevens te bewaren
• Beperking of bezwaar tegen de verwerking
• Gegevensoverdraagbaarheid (export van uw gegevens in een gangbaar formaat)
• Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Een verzoek kunt u indienen via info@s-tax.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Cookies en lokale opslag

Het klantportaal gebruikt één sessie-cookie (stax_sess) om u ingelogd te houden gedurende maximaal 30 dagen. De mobiele app slaat een vergelijkbare sessie-token lokaal op het apparaat op. Wij plaatsen geen tracking- of advertentie-cookies.

9. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt bij wijzigingen in onze werkwijze of in wet- en regelgeving. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail. De versie en datum bovenaan deze pagina geven aan wanneer het beleid laatst is bijgewerkt.

10. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op met: